Penerapan Sistem Kearsipan Digital pada Arsip Perizinan Tanah Aset Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Surabaya

Abstract

Penelitian ini mempunyai tujuan untuk mendalami dan mendeskripsikan penerapan sistem kearsipan digital pada arsip perizinan tanah aset di. Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kota Surabaya. Penelitian berikut menerapkan motode kualitatif dengan desain penelitian tindakan, di mana peneliti ikut serta secara langsung dalam proses observasi hingga wawancara mendalam lalu pengumpulan data. Lebih lanjut analisis penelitian berikut dilandasi pada perspektif teori tindakan sosial Max Weber untuk menganalisis perubahan perilaku dan pola kerja petugas arsip dalam proses digitalisais arsip. Hasil penelitian ini menunjukkan sebelum menerapkan digitalisasi prose pengelolaan arsip dilakukan secara manual melalui media konvensional seperti filling cabinet, rak arsip, lemari rotari, dan brankas. Sistem manual tersebut terjadi munculnya berbagai kendala seperti proses temu kembali arsip dilakukan dengan waktu yang lama, risiko kerusakan hingga kehilangan dokumen lalu terbatasnya ruang penyimpanan. Perubahan digital yang mulai direalisasikan sejak tahun 2028 memalui penggunaan aplikasi SIMBADA, e-Arsip, Srikandi, Sswalfa telah meningkatkan efisiensi dan mempercepat pencarian arsip serta memperkuat keamanan data. Keberhasilan ini didukung oleh komitmen pimpinan, kesiapan sumber daya manusia, serta ketersediaan teknologi yang menunjang. Temuan penelitian berdasarkan landasan teori Max Weber bahwa digitalisasi arsip mencerminkan  empat kategori tindakan sosial yakni, pertama tindakan tradisional yang tampak dari kebiasaan lama dalam pengelolaan arsip, kedua tindakan efektif yang dibuktikan dari respon secara emosional positif para petugas arsip terhadap kemudahan sistem digital, lebih lanjut tindakan rasional berorientasi nilai yang dibuktikan dengan kepatuhan pada regulasi Perka ANRI Nomor 6 Tahun 2021, yang terakhir tindakan rasional berorientasi tujuan yang tercermin dalam langkah yang terstruktur untuk meningkatkan efiensi dan kualitas pelayanan publik, keamanan data, dan validitas melalui perbaikan server, pemeliharaan aplikasi hingga penambahan kapasitas penyimpanan. Secara keseluruhan penerapan sistem kearsipan di BPKAD Kota Surabaya terbukti menjadi langkah strategis dalam merealisasikan tata kelola arsip yang efisien dan aman.