Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi Tahun 2025
Keywords:
Arsip Dinamis, Kearsipan, Pengelolaan ArsipAbstract
Arsip dinamis merupakan arsip yang masih aktif digunakan dalam kegiatan administrasi dan pelayanan, sehingga pengelolaannya memerlukan sistem yang efektif dan efisien agar informasi dapat diakses dengan cepat dan akurat. Pengelolaan arsip dinamis memiliki peranan penting dalam mendukung efektivitas administrasi pemerintahan, terutama dalam mewujudkan tata kelola arsip yang tertib, efisien, dan akuntabel. Namun, dalam praktiknya, masih ditemukan berbagai kendala seperti keterbatasan sumber daya manusia kearsipan, sarana prasarana yang kurang memadai, serta penerapan sistem pengelolaan arsip yang belum optimal. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip dinamis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi tahun 2025, meliputi aspek penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip, serta untuk mengetahui faktor-faktor yang mendukung dan menghambat proses pengelolaan tersebut. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Informan penelitian meliputi pejabat struktural, arsiparis, serta pegawai yang terlibat langsung dalam pengelolaan arsip dinamis. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi telah berjalan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, namun masih terdapat beberapa kelemahan, seperti kurangnya pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip dan belum optimalnya penataan arsip aktif maupun inaktif. Faktor pendukungnya antara lain adanya komitmen pimpinan dan kebijakan pemerintah daerah dalam peningkatan layanan kearsipan, sedangkan faktor penghambatnya meliputi keterbatasan SDM arsiparis dan sarana prasarana. Pengelolaan arsip dinamis di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi sudah cukup baik tetapi perlu ditingkatkan melalui pelatihan kearsipan, digitalisasi arsip, serta pengembangan sistem informasi kearsipan terpadu untuk mendukung pengelolaan arsip yang lebih efektif dan efisien..
References
Apriani, R., & Putra, P. (2025). Pentingnya menjaga arsip keluarga serta tempat yang sesuai untuk menyimpan arsip keluarga. Journal of GLAM Terekam Jejak, 1(2), 118–133.
Aprilia, A., Dakir, D., & Riyadi, S. (2025). Pengelolaan kearsipan dinamis berbasis aplikasi SRIKANDI pada bidang pendidikan madrasah di Kanwil Kemenag Provinsi Kalimantan Tengah. Jurnal Pendidikan Indonesia (JAPENDI), 6(3), 1615–1624.
Bawono, H. (2022). Digital preservation and digital records and archives management in Indonesia: Contextualization-synthesis of two models digital preservation. Jurnal Kearsipan, 17(2), 121–135.
Fadilah, M., & Putra, P. (2024). Transformasi praktik pengelolaan arsip dinamis melalui aplikasi SRIKANDI: Studi kualitatif efek implementasi pada efisiensi dan persepsi pengguna. Prosiding Seminar Nasional Hukum Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, 1, 282–295.
Hendrawan, M. R., & Putra, P. (2022). Integrasi manajemen pengetahuan dan literasi informasi: Pendekatan konsep dan praktik. Universitas Brawijaya Press.
Herlinda, S. A. A., & Haderiyah. (2023). Pengelolaan arsip dinamis pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Balangan. Sentri: Jurnal Riset Ilmiah, 3(4), 214–224.
Kuswantoro, A., & Utami, L. P. T. (2025). Records management at the Archives and Library Service of Kebumen Regency: Its maintenance, utilization, and challenges. Khizanah Al-Hikmah: Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, 13(1), 113–125.
Makmur, S., & Zuraida, S. (2023). Penyelenggaraan kearsipan dinamis: Pengelolaan arsip aktif, in-aktif dan arsip vital pejabat negara (gubernur, bupati dan walikota) hasil pilkada 2020. Diva Pustaka.
Miharja, J., & Putra, P. (2024). Pengelolaan arsip dinamis pada Sub Bagian Tata Usaha Cabang Dinas Kehutanan Wilayah II Purwakarta. Journal of Economic and Management (JEM) Terekam Jejak, 1(1), 1–12.
Moleong, L. J. (2017). Metodologi penelitian kualitatif (Edisi revisi). Remaja Rosdakarya.
Oktaria, R., & Putra, P. (2020). Pendidikan anak dalam keluarga sebagai strategi pendidikan anak usia dini saat pandemi COVID-19. Jurnal Ilmiah Pesona PAUD, 7(1), 41–51
Palupi, V. U., & Putra, P. (2024). Pemberkasan arsip dinamis aktif: Studi kasus di Direktorat Aparatur Negara dan Transformasi Birokrasi. Journal of Economic and Management (JEM) Terekam Jejak, 1(1), 1–13.
Pasya, S. L., & Putra, P. (2025). Administrasi dan pengelolaan dokumen pada Toko 12 Kota Blitar. Jurnal Pengabdian Masyarakat (JPM) Terekam Jejak, 2(3), 63–79.
Pustakawan, A. (2023). Kode klasifikasi arsip dan penerapannya di lembaga pemerintah daerah. Penerbit Arsip Nasional.
Putra, P. (2019). Praktik informasi sebagai upaya propaganda program kolonisasi pada masa Hindia Belanda. Bibliotech: Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi, 4(1).
Putra, P. (2021). Prinsip demokratisasi arsip: Suatu konsep untuk menjembatani antara kearsipan, penulisan sejarah, dan pascamodernisme. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 14, 39–56.
Putra, P. (2022). Menjemput arsip hingga ke Belanda: Dari praktik manajemen arsip hingga akereditasi kearsipan PT Semen Padang. Jurnal Al-Ma’arif: Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam, 2(1), 1–13.
Putra, P. (2024). Pengelolaan arsip di Polsek Tanjungpinang Timur. Seminar Nasional Hukum Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, 1, 27–40.
Putra, P., Khairunnisa, M., & Putri, I. (2025). Perbandingan efisiensi dan efektivitas antara pengelolaan rekod elektronik dan konvensional di UPT Perpustakaan Universitas Lampung. JEVIEF: Jurnal Vokasi FISIP Universitas Lampung, 4(1), 10–19.
Putra, P., Purnamayanti, A., & Maryani, E. (2020). Efisiensi penyimpanan dan aksesibilitas arsip vital dalam penyelenggaraan kearsipan universitas di UPT Kearsipan UNILA. Journal of Documentation and Information Science, 6003.
Putra, P., Purnamayanti, A., & Maryani, E. (2023). Memahami lebih dalam tentang teori siklus hidup, model kontinum rekod dan konsep arsip total untuk implementasi di institusi dan organisasi. Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan, 25(2).
Putra, P., Windah, A., Purnamayanti, A., Maryani, E., & Yanti, T. D. (2023). Peran Perpustakaan Jalanan “Jakarta Book Hive” dalam menumbuhkan minat baca dan pendidikan literasi bagi pembaca anak. Jurnal Ilmiah Pendidikan, 1(1), 33–42.
Putri, S. S. R., & Putra, P. (2025). Pengelolaan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Malang. Journal of Education and Humanities (JEH) Terekam Jejak, 1(3), 54–76.
Ramadhani, M. (2024). Transformasi pengelolaan arsip di era digital: Konsep dan praktik. Media Literasi Nusantara.
Rizki, Y. A., & Putra, P. (2025). Pengelolaan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya. Journal of Education and Humanities (JEH) Terekam Jejak, 1(3), 92–115.
Samsiatun, R., & Putra, P. (2025). Integrasi pengelolaan arsip konvensional dan elektronik dalam administrasi BOSP di SD Muhammadiyah Mulusan I. Journal of GLAM Terekam Jejak, 1(2), 82–97.
Sari, A. S., Ruhana, F., & Karno, K. (2024). Implementasi kebijakan sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi (SRIKANDI) di Komisi Pemberantasan Korupsi Republik Indonesia. Syntax Literate: Jurnal Ilmiah Indonesia, 9(1), 55–68.
Sari, D. P., & Putra, P. (2024). Tantangan digital dalam implementasi manajemen data arsip berbasis elektronik. Journal of Economic and Management (JEM) Terekam Jejak, 1(1), 1–12.
Setiawan, U. S. M. A., Putra, P., & Syarif, V. D. P. (2025). Implementasi aplikasi E-Arsip di lingkungan SMAN 2 Mesuji Raya. Journal of GLAM Terekam Jejak, 1(1), 105–113.
Siregar, D. R. (2021). Pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi. Remaja Rosdakarya.
Suryaningtia, A., & Putra, P. (2025). Pameran arsip virtual “Arsip Hari Ini” dalam upaya pemanfaatan arsip statis di Arsip Nasional Republik Indonesia. Journal of GLAM Terekam Jejak, 1(2), 56–81.
Wahyuni, E. (2022). Manajemen kearsipan digital di era e-government. Deepublish.
Wibowo, M. S., & Putra, P. (2025). Manajemen arsip elektronik pada CV Ayasha Hijab. Jurnal Pengabdian Masyarakat (JPM) Terekam Jejak, 2(3), 80–98.
Windah, A., Putra, P., Purnamayanti, A., & Maryani, E. (2024). Penguatan resiliensi komunitas melalui enkapsulasi arsip: Strategi integral mitigasi bencana dan adaptasi terhadap perubahan iklim di Desa Negeri Katon. Jurnal Pengabdian Masyarakat (JPM) Terekam Jejak, 1(1), 1–15.
Wulandari, T. W., & Putra, P. (2024). Analisis peran kompetensi SDM dan infrastruktur teknologi terhadap kualitas pengelolaan arsip dinamis. Journal of Economic and Management (JEM) Terekam Jejak, 1(1), 1–17.
Yuniastriana, K., & Putra, P. (2025). Digitalisasi arsip keluarga dalam upaya mitigasi bencana longsor di Kabupaten Temanggung. Journal of Education and Humanities (JEH) Terekam Jejak, 1(3), 129–141.
Downloads
Published
Issue
Section
License
Copyright (c) 2025 Journal of GLAM Terekam Jejak
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
