Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Sub Bagian Umum Kepegawaian Kantor Kecamatan Tanjung Lubuk

Abstract

Pengelolaan arsip dinamis merupakan kegiatan yang dilakukan oleh suatu instansi yang bertujuan untuk mengelola arsip demi keberlangsungan administrasi. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis pada Sub Bagian Umum Kepegawaian Kantor Kecamatan Tanjung Lubuk. Metode penelitian yang digunakan adalah kualitatif deskriptif dan teknik pengumpulan datanya melalui observasi langsung, wawancara, dan dokumentasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa tahap awal dari pengelolaan arsip baik itu (penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan) telah dilakukan menggunakan buku agenda, glass door cabinet, dan kode klasifikasi kepegawaian. Namun demikian, ditemukannya beberapa kendala internal yaitu berupa ketidaksesuaian dalam pembagian tugas penomoran yang sepenuhnya dibebankan kepada pegawai operator karena posisi pengadministrasian masih kosong, dan tidak adanya buku peminjaman arsip yang dapat menghambat penemuan kembali dokumen yang diperlukan. Masalah yang paling krusial adalah terjadi pada tahap akhir yaitu (penyusutan), karena pemindahan berkas yang tidak berguna terakhir kali dilakukan sepuluh tahun yang lalu dan fungsi penyusutan berkala tidak dilakukan karena belum adanya Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta belum adanya pegawai bidang arsiparis di kantor tersebut. Akibatnya, dokumen kepegawaian lama hanya menumpuk digudang atau sering digunakan sebagai catatan kotor saja. Berdasarkan penelitian, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip belum berjalan stabil karena kurangnya sarana dan kompetensi teknis kearsipan di tingkat kecamatan.