Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Arsip Keuangan di MTsN 2 Purwakarta

Abstract

ABSTRACT

This study aims to describe and evaluate the management of dynamic financial archives at MTsN 2 Purwakarta and identify obstacles and potential improvements. Financial archives are part of dynamic archives that have administrative, legal, and informational value, and play an important role in supporting the accountability and transparency of educational institutions. This study uses a qualitative descriptive approach with data collection techniques in the form of literature studies and semi-structured interviews with treasurers, administrative staff, and vice principals of madrasahs.

The results of the study indicate that the management of dynamic financial archives at MTsN 2 Purwakarta is still carried out manually, is not equipped with a standard classification system, and is not based on information technology. Archives are stored in folders and cabinets without indexes or document circulation controls, making the retrieval process difficult and risking document loss or damage. This shows that the principles of archiving such as authenticity, integrity, security, and accessibility as regulated in Law Number 43 of 2009 and Regulation of the Head of ANRI Number 7 of 2017 have not been fully implemented.

This study recommends the preparation of SOP for archive management, archiving training for administrative staff, digitalization of the archiving system, and periodic supervision by the madrasah leadership as strategic steps in improving financial archive management. These efforts are expected to increase administrative efficiency and strengthen the internal control function of educational institutions.

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan mengevaluasi pengelolaan arsip dinamis keuangan di MTsN 2 Purwakarta serta mengidentifikasi kendala dan potensi perbaikannya. Arsip keuangan merupakan bagian dari arsip dinamis yang memiliki nilai guna administratif, hukum, dan informasi, serta berperan penting dalam mendukung akuntabilitas dan transparansi lembaga pendidikan. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa studi literatur dan wawancara semi-terstruktur terhadap bendahara, staf tata usaha, dan wakil kepala madrasah.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis keuangan di MTsN 2 Purwakarta masih dilakukan secara manual, belum dilengkapi dengan sistem klasifikasi yang baku, serta belum berbasis teknologi informasi. Arsip disimpan dalam map dan lemari tanpa indeks atau kontrol sirkulasi dokumen, sehingga menyulitkan proses temu kembali dan berisiko terhadap kehilangan atau kerusakan dokumen. Hal ini menunjukkan bahwa prinsip-prinsip kearsipan seperti keotentikan, keutuhan, keamanan, dan aksesibilitas sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2017 belum sepenuhnya diterapkan.

Penelitian ini merekomendasikan penyusunan SOP pengelolaan arsip, pelatihan kearsipan bagi tenaga administrasi, digitalisasi sistem pengarsipan, serta pengawasan berkala oleh pimpinan madrasah sebagai langkah strategis dalam memperbaiki manajemen arsip keuangan. Upaya ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi administrasi serta memperkuat fungsi kontrol internal lembaga pendidikan.