Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Arsip Keuangan di MTsN 2 Purwakarta
Keywords:
Arsip dinamis, pengelolaan arsip keuangan, MTsN, prinsip kearsipan, manajemen pendidikanAbstract
ABSTRACT
This study aims to describe and evaluate the management of dynamic financial archives at MTsN 2 Purwakarta and identify obstacles and potential improvements. Financial archives are part of dynamic archives that have administrative, legal, and informational value, and play an important role in supporting the accountability and transparency of educational institutions. This study uses a qualitative descriptive approach with data collection techniques in the form of literature studies and semi-structured interviews with treasurers, administrative staff, and vice principals of madrasahs.
The results of the study indicate that the management of dynamic financial archives at MTsN 2 Purwakarta is still carried out manually, is not equipped with a standard classification system, and is not based on information technology. Archives are stored in folders and cabinets without indexes or document circulation controls, making the retrieval process difficult and risking document loss or damage. This shows that the principles of archiving such as authenticity, integrity, security, and accessibility as regulated in Law Number 43 of 2009 and Regulation of the Head of ANRI Number 7 of 2017 have not been fully implemented.
This study recommends the preparation of SOP for archive management, archiving training for administrative staff, digitalization of the archiving system, and periodic supervision by the madrasah leadership as strategic steps in improving financial archive management. These efforts are expected to increase administrative efficiency and strengthen the internal control function of educational institutions.
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan mengevaluasi pengelolaan arsip dinamis keuangan di MTsN 2 Purwakarta serta mengidentifikasi kendala dan potensi perbaikannya. Arsip keuangan merupakan bagian dari arsip dinamis yang memiliki nilai guna administratif, hukum, dan informasi, serta berperan penting dalam mendukung akuntabilitas dan transparansi lembaga pendidikan. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa studi literatur dan wawancara semi-terstruktur terhadap bendahara, staf tata usaha, dan wakil kepala madrasah.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis keuangan di MTsN 2 Purwakarta masih dilakukan secara manual, belum dilengkapi dengan sistem klasifikasi yang baku, serta belum berbasis teknologi informasi. Arsip disimpan dalam map dan lemari tanpa indeks atau kontrol sirkulasi dokumen, sehingga menyulitkan proses temu kembali dan berisiko terhadap kehilangan atau kerusakan dokumen. Hal ini menunjukkan bahwa prinsip-prinsip kearsipan seperti keotentikan, keutuhan, keamanan, dan aksesibilitas sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2017 belum sepenuhnya diterapkan.
Penelitian ini merekomendasikan penyusunan SOP pengelolaan arsip, pelatihan kearsipan bagi tenaga administrasi, digitalisasi sistem pengarsipan, serta pengawasan berkala oleh pimpinan madrasah sebagai langkah strategis dalam memperbaiki manajemen arsip keuangan. Upaya ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi administrasi serta memperkuat fungsi kontrol internal lembaga pendidikan.
References
Archivum (Putra et al., 2023) Putra, P., Purnamayanti, A., & Maryani, E. (2023). “Archivum Est Potentia” UPT Archives Lampung University: Implementation of Archives as a Source of Information and Collective Memory Lampung University. In R. Perdana, G. E. Putrawan, B. Saputra, & T. Y. Septiawan (Eds.), Proceedings of the 3rd Universitas Lampung International Conference on Social Sciences (ULICoSS 2022) (Vol. 740, pp. 5–16). Atlantis Press SARL. https://doi.org/10.2991/978-2-38476-046-6_2
Barthos, B. (2016). Manajemen Kearsipan. Bumi Aksara.
Bogdan, Robert C., and Sari Knopp Biklen. Qualitative Research for Education: An Introduction to Theory and Methods. 2nd ed., Allyn and Bacon, 1992.
Cahyani, Herni. "PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 3 CIAMIS KABUPATEN CIAMIS." (2023).
Fadilah, M., & Putra, P. (2024). Transformasi praktik pengelolaan arsip dinamis melalui Aplikasi Srikandi Dinas Perpustakaan dan Arsip Purworejo: Studi kualitatif efek implementasi pada efisiensi dan persepsi pengguna. Seminar Nasional Hukum, Ilmu Sosial, dan Ilmu Politik, 1, 282–295. http://conference.ut.ac.id/index.php/semnasip/article/view/3090
Moleong, L. J. (2017), Metode Penelitian Kualitatif. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.
Murniati, Murniati, and Sohiron Sohiron. "Manajemen Arsip dalam Ketatausahaan di Sekolah Menengah Atas Negeri 12 Pekanbaru." Jurnal Administrasi Pendidikan dan Konseling Pendidikan 4.1 (2023): 61-68.
Oktarina, N., Widodo, J., Murwatiningsih, M., Murniawaty, I., & Sholikah, M. (2018). Electronic Agenda (E-Agenda) Systems for Keeping School Archives in Indonesia: Is There A Case in Managing of Archive through Manual Agenda System? KnE Social Sciences, 2019, 320–333. https://doi.org/10.18502/kss.v3i18.4725
Putra, P. dan Rakhmady R. (2021). Optimalisasi Pengembangan Pusat Arsip (Rekod Center) Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Lampung.
Putra, Purwanto. (2024). Pengelolaan Arsip di Polsek Tanjungpinang Timur. Jurnal Seminar Nasional Hukum Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Vol. 1 Page 27-40.
Rachman, Rizki Maulana, Budi Santoso, and Sambas Ali Muhidin. "Efektivitas sosialisasi kearsipan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di Sekolah Tinggi Desain Indonesia." ABDI PUSTAKA: Jurnal Perpustakaan Dan Kearsipan 3.1 (2023): 8-15.
Rachmawati, A., & Syarif, V. D. P. (2021). Manajemen perpustakaan berbasis IT-based self service pada perpustakaan perguruan tinggi (Studi kasus: STIE Tri Bhakti). Jurnal Kewirausahaan, Akuntansi, dan Manajemen Tri Bisnis, 3(1), 26–44.
Rosaliana, Tasya Devi, Lolytasari Lolytasari Lolytasari, and Nur Delima Waruwu. "Pengelolaan arsip vital sekolah di SMA PGRI 3 Jakarta." Pustaka Karya: Jurnal Ilmiah Ilmu Perpustakaan dan Informasi 10.2 (2022): 91-102.
Sholikah, Mar’atus, and Febrika Yogie Hermanto. "Manajemen arsip dinamis dalam meningkatkan akuntabilitas sekolah." Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP) 9.3 (2021): 321-331.
Sugiyono. (2019). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Sulistyo Basuki. (2003). Manajemen Arsip Dinamis; Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Gramedia Pustaka Utama.
Syarif, V. D. P., & Nurdiansyah, A. (2025). Upaya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta dalam perlindungan dan penyelamatan arsip masyarakat melalui layanan arsip keluarga (Lasiga). ANUVA, 9(1), 1–14. https://doi.org/10.14710/anuva.9.1.1-14
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, (2009). https://jdihn.go.id/files/4/2009uu043.pdf
Williams, C. (2006). Managing Archives Foundations, Principles and Practice. Chandos Publishing.
Downloads
Published
Issue
Section
License
Copyright (c) 2025 Journal of GLAM Terekam Jejak

This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.